監査で使える英語

監査の現場では、クライアントへのメールや報告書の頭紙などで、
最後のほうに、「ご不明点があればお問い合わせください」などと
書いたりしますが、これは英語でも全く同じです。

ではこれは英語でどう書くのでしょうか。

一番シンプルで日本人にもわかりやすいのは、
If you have any questions, please contact me.

でしょうか。

「遠慮なく」という意味を付加するために後半を

please don't hesitate to ask me.
please feel free to call me.

と書くなど、いろいろ派生バージョンがあります。

最初見て面食らったのは、前半が、
Should you have any questions,

となっていたときです。

should を倒置させると if になる、と高校の
英文法で習ったのを10年ぶりぐらいで思い出しました。

当時は、ネイティブだってこんなややこしい言い方しないだろう、
と思っていたのですが、ビジネスの現場ではよく見かけました。

Please contact me should you have any questions.

と、前半と後半が入れ替わり、コンマが省略されると、
日本人にはさらにわかりにくいです。
（ネイティブはけっこうコンマを省略するので困ります・・・）

この文自体が文章全体の中では独立して書かれるため倒置しても
比較的わかりやすいですが、長文の中に埋もれて出てくると、
一読しただけではよくわかりません。

高校のときの英文法の教科書を捨てなければよかった、とつくづく思いました。

日本では should は、?すべきである、と訳すと中学校で習うため、
shouldは日本人にとってみると、かなり強い意味となります。

P/O should be approved by the department manager.
（発注書は部門のマネジャーに承認されるべきである）

などと指摘事項に書かれると、日本人は、絶対やれ、
と言われているような気になります。

では、このshouldがshallになったらどうなるでしょうか？

もっと強い意味になります。

shallはmustと同じであり、shouldはrecommendedと同じである、
と私は社会人になってから習いました。

shouldがrecommendedと同じであるならば、
?すべきである、というのは訳として不適切だと思います。

カナダのPrivacy Act（日本の個人情報保護法のようなもの）の翻訳を
したことがあるのですが、条文中で確かにshallとshouldが使い分けられていました。

企業が本当に守らなくてはいけないこと（＝守らなかった罰則があること）と、
推奨事項とを区別しているのでしょう。

一応、確認しておこうと、ネイティブのパートナー（監査法人の偉い人）の
ところに行って、shallはmustと同じであり、shouldはrecommendedと
同じ意味でいいんですよね？

と聞いたら、

「両方とも同じ意味だよ」、と言われました・・・　orz

じゃあ、何で使い分けるんですか！と食い下がると、

English is a silly language.　（英語はアホな言語だから）

とのたまうではないですか・・・・

納得いかずあれこれ説明したら、

「ああ、そうだね。その通りだね」

と、あっさり肯定・・・　orz

ネイティブといえども法律用語の使い分けについては
必ずしも詳しくないようです。

今は多くのメールソフトに英語のスペルチェック機能があります。

私は英語版のOutlookを使っていたときは、全てのメールについて
送付前に自動的にスペルチェックしてくれる機能を使っていました。

びっくりするほど間抜けなスペルミスを見つけ、何度も落ち込みました・・・・

Wordにもスペルチェック機能がありますので、メールだけでなく、
監査調書や報告書も必ずスペルチェックしました。

OutlookやWordは、正しいスペルの候補を示してくれ、
クリック１つで修正してくれるので便利です。

クライアントからすれば、監査人が英語のネイティブであるかノンネイティブで
あるかは全く関係なく、「金払ってるんだからちゃんとした英語を書いてよこせ」
ということになります。

なので、せめてスペルミスぐらいは事前になくしておこう、と思っていました。

みなさんもクライアントに出す英語文書には特にご注意を・・・

監査の現場では、クライアントや同僚とのメールのやり取りで、
ワードやエクセルのファイルをくっつけて、添付資料をご覧ください、
という場面は非常によく出てきます。
資料準備の依頼だったり、指摘事項一覧の事実確認だったり。

では、添付資料をご覧ください、と英語でどう書くのでしょうか？

Please find attached the file.

などと書きます。

初めて見たとき、the と attached が逆じゃないか？
と思いましたが、これで合っているようです。

しかし、実際にthe と attached を逆で書いてくるネイティブもいますし、
the ではなく a だったりするケースもあります。

Attached please find ---- という表現もあるらしく、
もう何がなんだかわかりません。

この話は、インターネット上の教えて！系のサイトでも多く出ており、
文法的解説をしてくれている人もいます。

私はネイティブから見ておかしくなけりゃいいや、ということで、
Please find attached the file.　をずっと使っていました。

みなさんは日本語のメールの最後になんと書きますか？

私は、クライアントに対しては、「よろしくお願いいたします。」を
使うことが多いです。

知り合いに対しては「よろしくお願いします。」、と微妙に使い分けていましたが、
最近は「よ」で変換すると「よろしくお願いいたします。」が出るように
辞書登録しているので、分け隔てなく「よろしくお願いいたします。」を
使っています。
（私の知り合いの方へ。堅苦しい言い方するなあと思っていましたか？
不精ですみません・・・。）

何がよろしくなんだかよくわからないですが、とにかく、何か最後に
書くのが日本での慣習のようになっています。

では英語では、どういう言葉でメールの最後を締めるのでしょうか？

ネイティブの同僚のメールでは、Regards,　が一番多かったと思います。
日本人は Best regards, とする人が多いですね。

同僚間だと、Cheers! とか、Take care. とかも多かったですね。

Sincerely　はかなり堅苦しいかんじなので、メールではあまり使わない気がし
ます。航空会社などB to Cの会社からのお知らせメールとかでは見ましたが。

究極的には、メールの送り手と受けての親密度によるということだと思います。
そこは日本語も英語も一緒ですね。

何かがない、という場合は英語でどう表現するのでしょうか。

日本人にとってわかりやすいのは、
　There is no ----.

かなと思います。

私が10回は見た大好きな映画「Rocky 3」の中で、練習を途中で切り上げ
明日にしようと言う主人公ロッキーに、親友アポロがこういいます。

　There is no tomorrow !

アポロはアクセントを is に置いていましたね。懐かしいなあ・・・

余談ですが、「there is no tomorrow」でググると、you tubeで
該当部分の動画が検索結果の一番上に出てきます。（投稿日現在）

さて、本題に戻りますが、何かがない、をいつも There is no ---. を
使っていると単調になります。

そこで文頭に No を持ってくる文章も使ってみるのをオススメします。

No documented procedure exists.
文書化された手続が存在しません。

No exceptions noted.
例外事項なし。

などのように使います。英語っぽいなあ、と思って私は好んで使っていました。

No exceptions noted.　は、No exceptions were noted.
ではないのか？　と思われるかもしれませんが、
were は省略されることが多いです。

日本語でも、「例外事項は発見されませんでした」、と書くより、
簡潔に「例外事項なし」のほうがすっきりしていますね。

学校で英文法を叩き込まれる日本人としては、このような省略に
最初は違和感があるかもしれません。

指摘事項を書くときに、頻度を表す英語によく遭遇します。

月次はmonthly、週次はweekly、などは簡単ですが、
報告書では、「場当たり的に」実施されています、
と批判したり、「定期的に」実施することが望まれます、
と提案したりすることが多くあります。

内部統制としてのルールが定まっていないときによく使いますね。

場当たり的に　　 on an ad-hoc basis
定期的に　　　　 on a periodic basis

といいます。

この　on a(n) ---- basis というのはとても便利です。

継続的に　　　 on an ongoing basis
たまにしか---しない　　　on an infrequent basis

などと使ったりもします。

on an ongoing basis　を初めてネイティブから
音で聞いたときは、母音の連続で何といっているのか
さっぱりわからず、紙に書いてもらったのを覚えています。

on のあとに an が来ると、日本人にとっては聞き取り辛いですね。
continuously でもいいんじゃないかと思いますが、
こちらを使う人はいなかったですね。

クライアントに出す文章としては、on a(n) ---- basis　
の方がかっこいいのでしょうか？

on an infrequent basis　は、出張中の同僚の
留守電メッセージで聞きました。

出張中につきボイスメールはたまにしかチェック
できませんのでご了承ください、というような
文意の中で使っていたと思います。

へー、こうやって使うんだ、と感心したものです。

on a periodic basis　を、on a periodical basis　
と書いたら、ネイティブの同僚に periodic に直されました。

periodic も periodical も意味としてはどちらも
同じだと思っていたのですが。
ネイティブにとっては不自然なのでしょうか。

英辞郎 on the WEB でも、on a periodic basis　
は出てきますが、on a periodical basis
は出てきません。

このあたりは深く考えずに暗記しておきました。

私は監査法人時代に、英語で監査調書やクライアントに
提出するレター類を書く機会が多くありました。

留学経験もないフツーの日本人ですので、特に英語が
できたわけでもなく、ビジネス英語なんてものは全く
知りませんでした。

そのため、必要に迫られて高校卒業以来、
(恥ずかしながら大学では全く英語を勉強していません・・・）
久々に英語の勉強を再開しました。

25歳のときです。

しかし、私が担当していたシステム監査特有の言い回しは
市販教材にはのっていないため、もっぱらネイティブの同僚に
教えてもらったり、アメリカのシステム監査関連書物から
学ぶしかありませんでした。

そうこうするうちに幸運にもカナダに赴任する機会を得て、
現地でネイティブの英語にも多く触れました。

帰国して数年たち、忘れそうになっている英語表現も多いので、
今のうちにせっかく学んだ「監査で使える英語」について、
備忘録の意味を込めて書き留めておこうと思います。

監査に直接関係しない英語でも、監査という仕事をしていく上で
役に立つと思ったものついては書いていこうと思います。

私の担当していたシステム監査だけでなく、会計監査や
内部監査の英語表現にも使えるので、「監査で使える英語」
というタイトルにしました。

読者の方々のお役に立てば幸いです。

ただし、私は英語の専門家ではなく、自分の経験に基づいて
書きますので、このブログに記載されている表現をお使いに
なるときは、ご自身の判断でお願いいたします。